A maioria das empresas que atuam no mercado estão oferecendo um sistema computacional de prateleira, às vezes, de baixo custo, não atendendo aos diversos modelos de gestão de cada órgão,  características peculiares de área gestora por tipo de projeto, relatórios de execução do objeto, controle da execução financeira etc.  As Secretarias têm regras e procedimentos de conferência, análise, fluxo de aprovação, relatórios de gestão, acompanhamento, execução, métricas/indicadores e aprovação das prestações de contas de forma diferenciada, de acordo com a visão estratégica e objetivos de cada unidade gestora.

A arquitetura ao qual os sistemas destas empresas foram desenvolvidos, ou seja, a forma de organização dos projetos, gestão dos documentos, orçamentos, notas fiscais, recibos de pagamento, relatórios de execução, não irão permitir o atendimento à AUDESP V de maneira automatizada, podendo gerar retrabalho, possibilidade de inconsistência dos dados e informações, culminado em atrasos na implantação da ferramenta e vultuosos custos de novos desenvolvimento.

O prazo determinado pelo tribunal de contas (início de 2022), para início das atividades da AUDESP V, não permite aos gestores municipais cometerem erros desta natureza, não haverá tempo hábil para nova contratação.

1. A forma de remessa atualmente utilizada, será substituída pela fase V, que deverá entrar no ar no início de 2022.
2. A importância da contratação de um sistema para a interface dos dados junto ao TCESP com urgência para garantia da remessa no prazo;
3. Que todos os jurisdicionados devem participar do Piloto de Testes (Comunicado SDG nº 04/2021 Piloto Fase V – Repasses ao Terceiro Setor), que por ora contemplando apenas o ajuste do tipo Contrato de Gestão;
   1. Ainda que não possuam ajustes do tipo Contrato de Gestão,  deverão usar dados fictícios para uso do Piloto de Testes;
   2. Será possível inserir os seguintes dados no piloto: Cadastro do Ajuste e Certidão do Responsável pelo ajuste;
   3. O piloto não tira a obrigatoriedade das entregas dos arquivos nos sistemas atuais.
4. As sanções que serão aplicadas para aqueles que no prazo definido, não se adequarem a nova forma de remessa de dados;
5. Módulo Prestação de Contas

Que o módulo Prestação de Contas ainda não está liberado para o piloto de testes, e que vai englobar a captura dos dados da Prestação de Contas relativos a Receitas e Despesas, Fornecedores, Notas Fiscais e etc., por ajuste firmado.

Importante reiterar que a arquitetura da Prestação de Contas de nossa plataforma eletrônica, já contempla todos os dados que serão objetos de captura, para atendimento a FASE V da AUDESP, sem necessidade de desenvolvimento. 

Tão logo o TCESP libere as informações necessárias, estaremos identificando os eventuais arquivos no formato exigido, implementado em nossa ferramenta e assegurando o atendimento imediato aos nossos clientes.

1. Objetivo: A Live teve por objetivo demonstrar o módulo de Cadastro de Ajuste e Organização Social, cujo piloto de testes está disponível para cadastro do Ajuste Tipo Contrato de Gestão (Comunicado SDG nº 04/2021 Piloto Fase V – Repasses ao Terceiro Setor).
2. Da necessidade de sistemas gerenciais internos: O objetivo do sistema desenvolvido pelo TCESP é a FISCALIZAÇÃO e não elimina necessidade de sistemas gerenciais internos, pois o foco é receber dados estruturados sobre a parceria firmada e sua respectiva prestação de contas, e para obter essas informações o ideal é possuir um sistema de gestão de parcerias para administração dos contratos fim a fim, e através dos dados gerados, produzir relatórios alinhados as exigências da AUDESP FASE V.
3. Da forma da remessa de dados: A partir da AUDESP FASE V o TCESP irá exigir que os dados sejam enviados no formato de dados estruturados e isso permitirá que as análises de parcerias sejam feitas de forma automática via sistema.

Dados estruturados VS dados não estruturados

1. Exemplo de dado não estruturado: Quando enviamos uma cópia física ou digitalizada de uma nota fiscal os dados não são estruturados, pois há necessidade de uma análise humana para extração dos dados como razão social, natureza, valores etc:

   

2. Dados estruturados de uma nota fiscal são as informações relevantes em forma de dados como mostrado abaixo:
   Número da nota, Razão social do prestador de serviço, CNPJ, Natureza da operação, descrição, data de emissão, valor da nota.
   Exemplo: nota em arquivo .xml:

   

    

VIDEO - Trecho onde foi abordado a necessidade dos sistemas gerenciais:

Solicite uma apresentação da ferramenta (poderá ser realizada por videoconferência), envolva ao mesmo tempo, um grupo de gestores multidisciplinar, ou que acompanhem respectivas atividades da gestão interna ou da entidade parceira, tais como: chamamento público, comissão de monitoramento, elaboração e execução de projetos, relatórios de execução, pareceres, financeiro, conciliação bancária, fluxo de caixa e prestação de contas. Neste formato o mais importante a ser observado na ferramenta, é como estas atividades se relacionam, do início edital de chamamento e a assinatura do termo de parceria, até a prestação de contas, ou seja, como uma atividade pode afetar a outra, se o sistema possui processos automatizados “inteligentes” evitando retrabalho. Como é o relacionamento no sistema entre os gestores públicos e as entidades parceiras.

• Chamamento público: se a ferramenta é flexível para comportar todas as fases do chamamento, já que existem distinções entre unidades gestoras.
• Elaboração e Execução do Plano de Trabalho: se a ferramenta permite a criação de planos de trabalhos de acordo com o tipo de programa, prevendo inserção de textos e imagens com vinculação de metas e etapas e indicadores quantitativos, se existe fluxo de aprovação flexível para cada uma das unidades gestoras. Se o cronograma físico permite a vinculação de quantas fontes forem necessárias, se existe o controle do Previsto x Realizado.
• Relatórios de execução do objeto com vinculação das atividades por metas e etapas com demonstração de indicadores e evidências fotográficas das atividades realizadas.
• Comissão de monitoramento se permite o acompanhamento da execução do objeto e a criação de relatórios.
• Gestão  Financeira: se contempla o processo de compras e contratações, contas a pagar e a receber com vinculação dos seus respectivos comprovantes a cada despesa/receita, conciliação bancária, se contempla o controle do previsto (planejado), durante a execução da despesa controlando o saldo final de forma mensal ou global, se contempla a posição diária.
• Prestação de contas, se permite o envio automático da entidade para o órgão, com flexibilidade de fluxo de aprovação, geração dos Extratos da Prestação e análise online pela unidade gestora das despesas e receitas do período com seus respectivos comprovantes, se permite o acompanhamento diário pelo órgão, possibilitando a garantia da entrega da prestação no prazo.
• Órgãos de controle externo: se permite a emissão dos Anexos do Tribunal de contas por Tipo de Ajuste e Fonte de Recurso, se está preparado para atender a AUDESP V de forma 100% automatizada.
• Se contempla a Assinatura Digital.

A Inovação Gov, esta oferecendo no mercado um conjunto de soluções que permite uma implantação de qualidade superior, envolvendo, consultoria, capacitação e ferramenta computacional com um novo conceito de processos de trabalho “inteligentes”.

Ferramenta Computacional:

Sistema web 100% aderente ao Marco Regulatório, desde o chamamento até final prestação de contas.

Consultoria em:

Revisão de processos de trabalho

Esta metodologia é a base fundamental para uma implantação de excelência. Pois permite a participação direta “de quem executa as atividades” na elabora de um diagnostico da situação atual mais precisa,. Em seguida redesenhamos os processos de trabalho de acordo com o novo modelo, evitando retrabalho, na fase seguinte à homologação dos gestores responsáveis. Desta forma quando o sistema entra em operação, os diversos envolvidos já sabem como as atividades serão executadas “ sem surpresas”. Utilizamos a ferramenta BPMN que permite agilidade na análise do fluxo de trabalho e como resultado, um sistema hiper customizado/parametrizado às necessidades de cada órgão. Os gestores poderão alterar algumas regras sem a necessidade de um técnico da empresa.

Legislação:

Auxiliamos a elaboração de Decretos para o processo de implementação da Lei nº 13.019/2014, que deve passar pelos pontos, previstos pela própria Lei, que serão tratados pela norma regulamentadora como, também, pela avaliação da conveniência e oportunidade regulamentação de aspectos específicos na realidade local, a fim de normatizar os procedimentos para o Marco Regulatório e o uso da plataforma eletrônica/web.

Capacitação para gestores públicos:

Elaboração de projetos
Planejamento
Edital, chamamento, julgamento, contratualização e monitoramento

Capacitação para as entidades: 

As instituições geralmente, são consequências de novos grupos da sociedade civil e dos movimentos sociais, por isso focam na execução do produto final, mas possuem grande dificuldade em realizar o compromisso firmado com a eficiência necessária, frente a todas as exigências da atual norma regulamentadora.

Por normalmente contar com uma administração mínima, onde poucas pessoas exercem vários papeis, as entidades acabam por não conseguir realizar a execução adequada do ajuste firmado, ou, muitas vezes, realizam bem a execução da política pública a que se obrigaram, mas não conseguem demonstrar e prestar contas da forma adequada as necessidades do Órgão e da Legislação.

Tendo em vista que os gestores públicos acumulam atividades em suas rotinas diárias, sabemos que se torna impossível que ainda assumam o treinamento para as entidades do Terceiro Setor, por isso oferecemos uma capacitação completa, composta por: 

• Certificação da Entidade
• Marco Regulatório – Lei 13.019/94
• Elaboração de Projetos
• Indicadores de Resultado (evidências)
• Execução do Objeto
• Execução Financeira
• Prestação de Contas

Todos os temas abordam os erros mais comuns, cometidos pelas entidades.