Diagnóstico da Situação Atual
As administrações municipais têm como base legal de consulta e orientação as leis, decretos, normas e portarias que regulamentam os procedimentos a serem adotados pelos seus colaboradores e que muitas vezes não são claros quanto a sua aplicabilidade.
A ausência de manuais de procedimentos vem se tornando um verdadeiro gargalo nas administrações públicas. Estruturas organizacionais operam com um quadro reduzido de RH, os colaboradores, como prática habitual, aprendem os serviços com orientação de um outro servidor mais experiente, contudo algumas áreas requerem anos de experiência e prática profissional. Quando um servidor público precisa se ausentar os demais responsáveis pela continuidade dos trabalhos encontram dificuldade na sua execução e o resultado dos trabalhos fica prejudicado.
Não existe uma cultura organizacional nos órgãos públicos e áreas de apoio para a elaboração e sistematização de manuais de procedimentos.
Conceito
Manualização, Padronização ou Normalização
A manualização (também conhecida como padronização, normatização ou normalização) é a introdução de normas e padrões nos processos, de acordo com padrões de conformidade (sejam normas técnicas, requisitos legais ou de qualidade), na produção de um bem ou serviço. Tem como objetivo aprimorar os processos, estabelecer normas para procedimentos, fixar classificações ou terminologias e mesmo definir a maneira de medir ou determinar as características de um produto ou serviço.
É indispensável realizar uma análise do referencial normativo que rege os processos e adequar as atividades a eles. A normalização cria padrões para execução dos processos e os torna impessoais, o que beneficia a organização ao perpetuar as boas práticas implementadas.
Proposta de Solução
A Inovação Gov aplica metodologias de trabalho que facilitam o levantamento e manualização dos processos em um menor espaço de tempo possível, e com o apoio de uma ferramenta computacional específica, desenvolvida por nós, que permite manter atualização das versões segregadas por área. Criamos uma funcionalidade que permite a criação de estruturas organizacionais para melhor gestão dos procedimentos por diferentes perfis de gestores, de acordo com as características de cada área.
Metodologia
Moderação de processos conversacionais.
Diagnóstico, redesenho e implantação de processos.
Produto
Processos de trabalho manualizados.
Principais Ganhos
- Eliminação das tarefas que não agregam valor ao cliente.
Requisitos básicos para customização dos sistemas corporativos. - Os colaboradores passam a enxergar o processo dentro de uma visão sistêmica.
- Disseminação e socialização do conhecimento entre as diversas áreas.
Nosso Diferencial Competitivo
Agilidade no levantamento e na manualização dos procedimentos internos, com apoio de uma ferramenta computacional, que permite a organização e padronização dos procedimentos, atualização das versões, formulários, links, vídeos de assuntos correlatos, etc.