Diagnóstico da Situação Atual
Modernizar, sem realizar a revisão dos fluxos de trabalho, é automatizar a burocracia. Cidades estão implantando sistemas de protocolo digital para eliminação total de papel, com objetivo de modernizar a máquina pública, porém de maneira equivocada. A inobservância quanto a necessidade de rever as rotinas de trabalhos e eliminar atividades que não agregam valor tem gerado uma grande frustação ao final do projeto. Alguns processos de trabalho estão tramitando parte de forma eletrônica e parte em papel.
Conceito
“Desburocratização e otimização de processos”
O mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial altamente disciplinadora que permite à organização conhecer e compreender os processos de negócio por ela executados (ou processos futuros a serem desenvolvidos), identificar informações, passos, responsáveis, fraquezas e potencialidades, construir indicadores de desempenho e aumentar sua eficácia e eficiência, com a melhoria do nível de qualidade dos produtos e serviços e do nível de satisfação do cliente.
Proposta de Solução
A Inovação Gov, ao longo das últimas décadas, implementou, com sucesso, projetos de revisão de fluxos de trabalho de diferentes áreas: atendimento ao público, tributária, recursos humanos, compras e licitações, T.I, normas processuais, protocolo, orçamentária, entre outras.
Para garantir a eficácia do trabalho é preciso criar grupos de gestores de serviços das áreas, envolver e definir um conjunto de processos estratégicos que serão mapeados, seus objetivos, indicadores de desempenho e resultados. Realizar o diagnóstico e redesenho destes processos de forma participativa, envolvendo quem “executa as tarefas” e, ao final, apresentar os resultados dos trabalhos aos gestores para homologação e elaborar um plano de ação descrevendo ação, prazo e custos de implantação.
Durante este processo a consultoria transfere todo o conhecimento metodológico aos colaboradores das áreas, com material didático, aplica exercícios práticos e teóricos em todas as fases do projeto, quanto a correta aplicação dos métodos e estes estarão aptos a dar continuidade ao processo de mudança permanente.
Metodologia
- Reuniões com grupos gestores de serviços.
- Moderação de processos conversacionais.
- Diagnóstico, redesenho e implantação de processos.
Produto
- Processos de trabalhos diagnosticados, remodelados e implementados.
- Proposta de melhoria da estrutura organizacional.
Principais Ganhos
- Eliminação das tarefas que não agregam valor ao cliente.
- Requisitos básicos para customização dos sistemas corporativos.
- Os colaboradores passam a enxergar o processo dentro de uma visão sistêmica.
- Disseminação e socialização do conhecimento entre as diversas áreas.
- Mudança de comportamento dos colaboradores “mais participativos”.
Nosso Diferencial Competitivo
Transferência do conhecimento metodológico em revisão de
processos de trabalho.