Diagnóstico da Situação Atual
As secretarias emitem mensalmente milhares de documentos oficiais, tais como: autorizações, alvarás, licenças, certidões, entre outros. Estes serviços são requisitados através da abertura de um processo administrativo. O munícipe retorna diversas vezes nos locais de atendimento na tentativa obter informações acerca de quando o serviço será executado. O atendente, por sua vez, não dispõe de informações precisas no sistema para prestar a correta orientação ao cidadão.
Conceito
“Gestão integrada de documentos oficiais web”
O novo modelo de gestão possibilita a geração de todos os documentos oficiais das secretarias em uma única base de dados e o envio do documento diretamente para o requerente, através da web, com código de segurança.
Proposta de Solução
Implantação do Sistema de Gestão de Documentos Oficiais
Permite que a geração de documentos oficiais emitidos pela Prefeitura, seja realizada através de uma ferramenta computacional web.
O sistema permite que os servidores que realizam os serviços nas áreas executantes emitam os respectivos documentos oficiais e os encaminhem por meio eletrônico, dispensando que o requerente volte ao atendimento presencial para a retirada do mesmo. Permite, ainda, a gestão eficiente de documentos gerados pelas diversas áreas, secretarias e seus servidores, e contempla a verificação da autenticidade do documento emitido pela administração, por meio da internet e chave de verificação.
Acesso ao sistema por meio da internet, por meio de login e senha, com diversos níveis de acesso (administrador, atendente, gestor).
Produto
Levantamento, análise e cadastramento de todos os documentos oficiais emitidos pela prefeitura e parametrização do sistema.
Quantidade estimada de tipos de documentos oficiais
(60).
Tipos de documentos oficiais a serem gerados pelo sistema – exemplificativo:
- Certidão negativa de débitos.
- Certidão positiva com efeito negativo.
- Certidão de desmembramento de área.
- Certidão de desdobro.
- Certidão de englobamento.
- Certidão de medidas e confrontações.
- Certidão de perímetro urbano.
- Certidão de valor venal.
- Certidão de valor venal de exercícios anteriores.
- Certidão de início de lançamento.
- Certidão de retificação de área.
- Certidão de demolição de prédio.
- Certidão de inexistência de firma.
- Certidão de diretrizes para uso de solo.
- Certidão de aprovação de planta.
- Certidão de localização.
- Certidão de nomenclatura.
- Certidão de vistoria técnica.
- Certidão de alteração de numeração
- Habite-se.
- Alvará de utilização.
- Licença de funcionamento.
- Alvará sanitário.
- Entre outros.
Obs: Para os municípios que emitem algumas certidões automaticamente pelo sistema corporativo, estas continuarão a ser emitidas desta forma. Somente documentos que são solicitados e gerados através de processo administrativo estarão contemplados por esta ferramenta.
Metodologia
Realização de Seminários com os colaboradores responsáveis pelos serviços.
Moderação de processos conversacionais para o levantamento dos serviços.
Principais Ganhos
- Munícipe não precisa retornar ao atendimento para retirada de documentos.
- O contribuinte poderá gerar 2º via do documento a qualquer momento.
- Eliminação da geração de documentos em papel.
- Segurança na geração de documentos através do código de verificação.
- Gestão das demandas por tipo de documentos.