Diagnóstico da Situação Atual
As prefeituras, de modo geral, não conhecem a totalidade dos ativos mobiliários que integram seu patrimônio. Não se tem conhecimento sobre a situação dos ativos que se encontram nas diversas secretarias, por empréstimo, doação, transferência e novas aquisições e, por vezes, não estão adequadamente contabilizados no seu centro de custo. Os gestores não dispõem de procedimentos e ferramentas que possam auxiliá-los na gestão dos ativos de sua responsabilidade.
Há pouca ou nenhuma integração entre as áreas responsáveis pelo controle e gestão do patrimônio mobiliário.
Conceito
“Gestão compartilhada do patrimônio mobiliário”
O novo conceito de gestão compartilhada, baseia-se no apoio à gestão patrimonial, através da implantação de processos integrados que visam estabelecer uma nova relação entre os gestores responsáveis pela guarda do bem e o gestor da área de patrimônio: “registro de todas movimentações executadas pelas áreas dos bens patrimoniais de forma ágil, segura, e em tempo real”.
Proposta de Solução
Criação de gestores de patrimônio nas áreas responsáveis pelos ativos. Assim, a gestão do patrimônio mobiliário será realizada de forma descentralizada, cada operação realizada (inclusão, exclusão, transferência de um bem, etc), será registrada no sistema e, através de processos inteligentes, automatizados, serão processadas nos seus devidos centros de custo.
Metodologia
- Reuniões com gestores das áreas.
- Revisão de processos
Produto
O sistema foi projetado para registrar todos os eventos:
- Cadastro de um bem
- Cancelamento
- Transferência de centro de custo
- Doações
- Empréstimos e consertos de um novo ativo
- Módulo contábil: efetuar todos os lançamentos contábeis em tempo real.
- Módulo inventário: realizar o inventário de todos os ativos através de uma nova metodologia e atualizar o módulo do patrimônio mobiliário de forma automatizada.
- Módulo reavaliação: possibilitar que os próprios colaboradores possam realizar a reavaliação, através da implantação de métodos, e a efetuar atualização automática com os demais módulos.
- Descentralização e compartilhamento da gestão de bens mobiliários.
- Integração entre as unidades gestoras.
- Eliminação da utilização de papel.
Principais Ganhos
- Número reduzido de colaboradores na Gestão do Patrimônio.
- Facilidade e praticidade nos procedimentos de movimentação dos bens pelos usuários.
- Confiabilidade das informações geradas pela área de patrimônio referente aos bens existentes.
- Contabilização da movimentação dos ativos em tempo real ou seja no momento em que a ação ocorre.
Agilidade no processo de inventário. - Suporte e apoio na organização dos trabalhos de reavaliação de bens.
- Aderência aos padrões de contabilidade internacional.
- Padronização dos procedimentos de gestão de bens mobiliários.
Nosso Diferencial Competitivo
O modelo de gestão do patrimônio mobiliário desenvolvido por nós permite que o gestor do patrimônio acompanhe, em tempo real, todas as transações realizadas pelos responsáveis pela guarda do bem com um número reduzido de colaboradores.