Diagnóstico Preliminar
Os serviços de manutenção da cidade, tais como, poda de árvore, tapa buraco, implantação de lombada, fechamento de ruas, entre outros, no modelo de gestão atual são solicitados através da abertura de um processo administrativo, gerando burocracia, retrabalho, desperdício de papel, uma vez que estas demandas não precisam de juntada de documentos.
Neste modelo de gestão há dificuldades de planejamento das ações a serem executadas pelas equipes de campo, pois os serviços são programados por ordem de serviços em papel, dificultando o gerenciamento, controle e acompanhamento da execução dos serviços.
A Inovação Gov, desenvolveu um modelo de gestão das demandas destes serviços através da web, por área de atuação e com total controle sobre a sua execução, espacializados em mapas temáticos.
Conceito
“Gestão de serviços integrados e criação do grupo solucionador por área”
O modelo novo de gestão possibilitará a criação do conceito de “grupo solucionador de serviço” por área, ou seja, cada área executante irá criar um ou mais grupos solucionadores. Ex. poda de árvore, poderá ser um grupo e corte de árvore poderá ser outro grupo, este último responsável por uma análise técnica antes do corte. O grupo de poda de árvore compareceu no local para efetuar a poda, e após uma análise, verificou-se que a árvore oferece risco de cair e precisará ser cortada com urgência. Desta forma, o gestor encaminha a mesma ordem de serviços, descrevendo a necessidade para o outro grupo solucionador planejar a execução do serviço e finalizar a ordem de serviço. Outro exemplo comum, um grupo solucionador de serviço compareceu no local para fiscalizar uma denúncia de calçada com buraco, esta mesma equipe constatou, também, que existe no local um terreno abandonado com mato alto, entulhos, pneus velhos, oferecendo risco a saúde pública. A equipe deverá direcionar a mesma ordem de serviços para que outras equipes possam solucionar os problemas identificados em campo, como: fiscalização de posturas, obras e/ou vigilância sanitária.
Proposta de solução
Definir e implantar um modelo de gestão das solicitações de serviços integrado com as demais áreas e que poderão ser demandadas pelo munícipe verbalmente e sem a necessidade de juntada de qualquer documento físico para determinados tipos de serviços.
Criar o conceito de grupo solucionador para cada tipo de serviço. Permitir aos gestores de cada área identificar, analisar e planejar a execução dos serviços aos grupos solucionadores, bem como o acompanhamento da sua execução. Estabelecer status de execução das ordens de serviços, espacializadas no mapa da cidade por assunto e classificadas por cores para cada tipo de serviço, objetivando um melhor planejamento das ações.
Metodologia
- Realização de Seminários com os colaboradores responsáveis pelos serviços.
- Moderação de processos conversacionais para o levantamento dos serviços.
Produtos
Serviços de manutenção da cidade – É um sistema computacional de gestão das demandas geradas através de ordens de serviços pelos diversos canais de atendimento, em uma única base de dados, possibilitando o gerenciamento das demandas e o upload de documentos, acessível pela internet, que organiza todas as informações, documentos e formulários referentes aos serviços prestados. Poderá armazenar pareceres técnicos, laudos, etc. Possibilita a gestão compartilhada das ordens de serviços, dos procedimentos de execução e seus respectivos status, entre a área executora e os canais de atendimento, devidamente segregado
por área e tipo de canal de atendimento.
Principais Ganhos
- Melhor planejamento da execução dos serviços.
- Análise dos serviços mais demandados por região.
- Otimização dos recursos.
Nosso Diferencial Competitivo
Criamos o modelo de gestão das ordens de serviços por grupo solucionador, otimizando os recursos humanos existentes e redução do custo de logística.